Quais são as precauções?
Primeira: a ata dever ser escrita (manuscrita) em livro destinado especificamente para
essa finalidade. Esse livro deve ter termo de abertura, assinado por pessoa
autorizada, a qual também deve numerar e rubricar todas as folhas do
livro. Se a ata for datilografada, deve-se arquivá-la convenientemente
em pasta específica para esse fim.
Segundo: para
evitar fraude é aconselhável - respeitados os ditames legais -
ser o texto em linhas contínuas, sem parágrafos (a não ser na primeira
linha) ou espaços em que possa haver acréscimo ou alteração
de palavras.
Terceiro: Se
houver engano no momento da redação, deve-se escrever "digo"
e fazer a retificação necessária. Exemplo:
Aos dez dias do mês de junho, digo, julho de mil novecentos e noventa
e nove...
Quarta: Se os
erros forem verificados após a redação, deve-se empregar
" em tempo: onde se lê ... leia-se ...". Exemplos:
EM TEMPO: Onde se lê "junho", leia-se "julho".
EM TEMPO: Onde se lê "O senhor Alberto propôs a realização
de um churrasco, com os sócios comprometendo-se a vender pelo menos dez
convites cada um." leia-se " O senhor Alberto propôs a realização
de um churrasco, seguido de um baile pré-carnavalesco, com os sócios
mantenedores comprometendo-se a vender pelo menos dez convites cada um."
Quinta: Na ata
não deve haver abreviaturas.
Sexta: Os números
- datas, valores etc. - devem ser escritos, preferencialmente, por extenso.
Exemplo:
"Aos quinze dias do mês de fevereiro de mil novecentos e noventa
e nove, realizou-se..."
Observação: É recomendável repelir grande números através de
algarismos, entre parênteses, para clareza e facilidade de leitura.
Exemplo:
... dois milhões oitocentos e cinqüenta e sete mil reais (R$ 2.857.000,00)
...
a) Título, Exemplo: Ata da Assembléia Geral (ou Extraordinária) do COndomínio do Edifício ..... situado na rua ...., nº , - São José - SC
b) Texto, que deve conter no mínimo: a
data por extenso; o local de reunião; o nome do presidente, eletivo ou
substituto; o nome do secretário;
c) Fecha, quase sempre igual. Exemplos:
Nada mais havendo a tratar, foi a sessão suspensa
pelo tempo necessário à lavratura desta ata, no livro próprio,
e reaberta a sessão, foi a mesma ata lida e achada conforme pelos presentes,
que a devem assinar.
Nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a reunião,
da qual eu, Felisbino ..., nomeado secretário, lavrei
a presente ata que, após aprovado, vai assinado por todos os participantes.
d) Local, data e assinaturas: Assinam
a ata todos os presentes ou apenas o presidente e o secretário.
MODELO:
Aos .... dias do mês de ... do ano de ..., às .... horas, no (mencionar o local), com o comparecimento dos condôminos que assinaram o termo de presença, realizou-se uma Assembléia Geral Ordinária (ou Extraordinária) do condomínio do Edifício ... sito na rua ...., nº ... , verificado o quorum regular, foram instalados os trabalhos pelo síndico e escolhidos o condômino F.... para presidir P. à reunião, o qual, assumindo a direção, convidou os condôminos F. e F. para secretários. Composta a mesa, o presidente convidou o secretário F.... para ler o Edital de convocação publicado no jornal (mencionar o nome e a data; se a convocação tiver sido feita por carta, mencionar o nome e a data) e esclareceu que os senhores condôminos foram convocados para uma Assembléia que deve deliberar a respeito da ordem do dia anunciada, a saber (transcrever a ordem do dia constante do Edita ou da carta), a qual foi submetida aos presentes. Anunciada a matéria contida no item a, o síndico (ou representante da Administradora... ) pediu a palavra e teceu os esclarecimentos que reputou necessários. Em discussão da matéria, sobre o assunto se manifestaram os condôminos F. e F. ... Posta em votação, verificou o Sr. presidente ter sido aprovado o seguinte: .... (mencionar a deliberação). Passando à matéria do item b da ordem do dia,..... (mencionar o que ocorra, e assim, sucessivamente, até o final). Uma vez esgotada a ordem do dia, o presidente declarou franca a palavra, dela usando o condômino F. .... que propôs .... (mencionar). Posta em discussão a proposta, foi aprovada (ou rejeitada ou transferida a decisão para a próxima Assembléia Geral). Nada mais havendo a tratar, o presidente agradeceu o comparecimento dos condôminos e encerrou a reunião, do qual eu, F...., lavrei a presente ata, que vai assinada, ainda, pelo presidente, pelo secretário F...., e em lista de presença pelos condôminos presentes.
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA
PARA REGISTRO DE ATA
01 - Edital de convocação;
02 - Livro contendo
ata;
03 - Lista de
presença.