DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA ALTERAÇÃO DE DIRETORIA:
01 - Prévia Aprovação do Ministério Público;
02 - Requerimento assinado pelo representante legal da entidade (com firma reconhecida), solicitando o registro e averbação da alteração no ato constitutivo;
03 - Edital de convocação;
04 - Livro contendo ata de eleição e posse;
05 - Lista de presença.
Ata é o documento na qual se
registram de modo objetivo, claro e com fidelidade as ocorrências de uma
reunião. O conteúdo de uma ata pode ser levado à publicidade
em jornais para conhecimento dos interessados ou para atender à legislação.
Assim a ata pode ter valor administrativo e/ou legal e várias precauções
devem ser tomadas para sua lavratura.
Quais são as precauções?
Primeira: a ata dever ser escrita (manuscrita) em livro destinado especificamente para
essa finalidade. Esse livro deve ter termo de abertura, assinado por pessoa
autorizada, a qual também deve numerar e rubricar todas as folhas do
livro. Se a ata for datilografada, deve-se arquivá-la convenientemente
em pasta específica para esse fim.
Segundo: para
evitar fraude é aconselhável - respeitados os ditames legais -
ser o texto em linhas contidas, sem parágrafos (a não ser na primeira
linha) ou espaços em que possa haver acréscimo ou alteração
de palavras.
Terceiro: Se
houver engano no momento da redação, deve-se escrever "digo"
e fazer a retificação necessária. Exemplo:
Aos dez dias do mês de junho, digo, julho de mil novecentos e noventa
e nove...
Quarta: Se os
erros forem verificados após a redação, deve-se empregar
" em tempo: onde se lê ... leia-se ...". Exemplos:
EM TEMPO: Onde se lê "junho", leia-se "julho".
EM TEMPO: Onde se lê "O senhor Alberto propôs a realização
de um churrasco, com os sócios comprometendo-se a vender pelo menos dez
convites cada um." leia-se " O senhor Alberto propôs a realização
de um churrasco, seguido de um baile pré-carnavalesco, com os sócios
mantenedores comprometendo-se a vender pelo menos dez convites cada um."
Quinta: Na ata
não deve haver abreviaturas.
Sexta: Os números
- datas, valores etc. - devem ser escritos, preferencialmente, por extenso.
Exemplo:
"Aos quinze dias do mês de fevereiro de mil novecentos e noventa
e nove, realizou-se..."
Observação: É recomendável repelir grande números através de
algarismos, entre parênteses, para clareza e facilidade de leitura.
Exemplo:
... dois milhões oitocentos e cinqüenta e sete mil reais (R$ 2.857.000,00)
...
PARTES DE UMA ATA:
a) Título, Exemplo: Ata da 10a.
reunião da Direitoria do Colégio "CCC".
b) Texto, que deve conter no mínimo: a
data por extenso; o local de reunião; o nome do presidente, eletivo ou
substituto; o nome do secretário;
c) Fecha, quase sempre igual. Exemplos:
Nada mais havendo a tratar, foi a sessão suspensa
pelo tempo necessário à lavratura desta ata, no livro próprio,
e reaberta a sessão, foi a mesma ata lida e achada conforme pelos presentes,
que a devem assinar. Dela se extraem três cópias datilografadas,
para os fins de legais.
Nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a reunião,
da qual eu, Felisbino dos reis Magos, nomeado secretário ad-hoc, lavrei
a presente ata que, após aprovado, vai assinado por todos os participantes.
d) Local, data e assinaturas: Assinam
a ata todos os presentes ou apenas o presidente e o secretário.